İş akışlarından toplantı davetlerine, durum güncellemesinden kriz ortamlarına kadar iş hayatının her noktasında kullandığımız mailler aslında göründüğünden daha da önemli. Toplantı davet mailleri de elbette bu önemli mail türleri arasında yer alıyor. Pek çok çalışan, bu türde bir standarda sahip olmadığından toplantı davet maili nasıl yazılır sorusuna yanıt arayabiliyor. Sizler de aşağıdaki başlıkları inceleyerek toplantı davet maili nasıl yazılır öğrenebilir ve gelecek maillerinizde çok daha başarılı bir pratik ortaya koyabilirsiniz.

Toplantı Davet Maili Nasıl Yazılır?

Toplantı davet maili nasıl yazılır sorusuna verebileceğimiz pek çok yanıt bulunur. Kurumdan kuruma, konudan konuya ve hatta kişiden kişiye dahi toplantı davet maillerinin formatları değişiklik gösterebilir. Ancak genelgeçer bilgiler üzerinden ilerleyerek, ortaya başarılı bir toplantı davet maili koyabilirsiniz.

1 – İlk Kez Görüşeceğiniz Kişiye Toplantı Davet Maili Nasıl Yazılır?

İlk kez görüşeceğiniz bir kişiye toplantı davet maili yazıyorsanız göz önünde bulundurmanız gereken ilk husus; toplantını konusudur. Eğer söz konusu bir iş görüşmesi ya da iş başvurusu ise, öncelikle mailde kendinizden bahsetmeniz ve hatta daha fazla bilgi sağlamak adına CV’nizi ekte iletebilirsiniz.

Bu toplantı yalnızca bir tanışma amacı içeriyorsa, asıl konuşma toplantıda gerçekleşeceğinden mailde özet bilgiler sunabilir ve toplantı günü & saati hakkında karşı tarafa detay olarak verebilirsiniz.

2 – Genel Bir Toplantı Davet Maili Nasıl Yazılır?

Kendi zaman çizelgemizi yaratalım. Toplantı maili atmadan önce toplantı ayrıntılarını bir kenarda toplayalım. Konuyu her zaman önceden belirlemeliyiz. Bu bize davet maili yazma esnasında büyük kolaylık verecektir.  Toplantı amacının, sebebinin ne olduğu hakkında ufak bir açıklama hazırlayın. Toplantı sonunda ne elde etmeyi istediğinizi de fikir olarak belirtebilirsiniz. Yalın bir selamlama yaptıktan sonra hazırladığınız metni şimdi ileti kısmına aktarabilirsiniz. Sadece toplantı değil tüm kurumsal maillerde rica ederek konuşmak en önemli noktadır. Nezaket ile başlayıp aynı şekilde nezaket ile bitmelidir.

Not: Kurumsal mail nasıl yazılır sorusuna yanıt arıyorsanız, şimdi ilgili içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Toplantı davet mailinde konuyla alakalı ek dosyanız varsa eğer mailde ilgili kişilere ek hakkında mutlaka bilgi verin. Hazırlanmaları gereken konuların ne olduğunu söylemek toplantınızın akışını olumlu etkiler.

Toplantı maili nasıl atılır diye düşünürken bir başka dikkat etmeniz gereken unsur küçük harfleri kullanmaktır. Büyük harflerle konuşmak saygısızlık, bağırmak gibi anlamlar içerir. Kendimizi net ve açıklayıcı ifade etmeliyiz.

Her zaman mailinizde karşı tarafın size ulaşılabilir olduğunuzu belirtin. Herhangi öneri ve isteğe açık olduğunuzu belirtmek karşı tarafın güvenini artıracaktır. Sizde, size sorulacak olan sorularla kendinizi toplantıya hazırlayabilirsiniz.

Seçtiğiniz tarih ve saati ekleyip çalışanlarınız veya çalışan arkadaşlarınızın o zamanki müsait olma durumunu sorun. Eğer eksik katılım oluyorsa bir sonraki tarih için net kararlar almalısınız. Toplantı bir ekip çalışmasıdır. Bu yüzden ekibinizdeki üyelerin her adımını bilip onlarla bir sonuca varmalısınız.

Son olarak nezaket içeren bir kapanış cümlesiyle mailinizi bitirebilirsiniz. Örnek ise “bilgilerinize arz ederim, teşekkür ederim vb.” olabilir.

Toplantı davetiyesi nasıl yazılır kısmını hallettikten sonra onaylanan toplantınız için hazırlık yapmaya başlayabilirsiniz.

Birden Çok Kişiye Toplantı Maili & Daveti Nasıl Atılır?

Her sorunun kısa bir yolu vardır. Toplantı davetiyemizi toplu bir gruba atacağımız için alıcıları gizleyerek yani mail kısmında BCC alanına yazarak bunu kökten çözüyoruz. Kalabalık bir isim topluluğunu yok ederek düzeni bu şekilde sağlıyoruz.

Mailinizde girdiğiniz tarih, saat ve yeri mutlaka kalın yazı tipiyle vurgu yapmalısınız.

Toplantının aşağı yukarı ne kadar süreceğinden eminseniz bu süre uzunluğunu ekibinizle paylaşmalısınız.

Toplantıya az bir süre kala toplantı katılımcılarına hatırlatma maili atmanız herkese kolaylık sağlayacaktır. Bu ayrıca işinize verdiğiniz önemi de bir hayli gösterecektir.

Ayrıca iş temponuz yoğunsa, kendi dakikliğinizi sağlamak adına mutlaka anımsatıcılardan faydalanmalısınız. Bu küçük ama faydalı anımsatıcılar sizi istediğiniz zaman dilimi öncesinde uyaracaktır. Her yerden ulaşabileceğiniz bu hatırlatıcılar çoğu telefonda hazır aplikasyon olarak mevcuttur.

Tüm bu konular haricinde, ofiste gerçekleştireceğiniz toplantıları nasıl daha verimli hale getirebileceğinizi merak ediyorsanız Verimli Toplantı Nasıl Yapılır? isimli içeriğimizi; daha düzenli toplantılar için ise Toplantı Notları Nasıl Tutulur? isimli içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Toplantı Davet Maili Örneği